এখন অনেক অফিসেই গ্রুপ চ্যাট কাজের যোগাযোগের গুরুত্বপূর্ণ মাধ্যম। জরুরি নির্দেশনা দেওয়া, কাজের অগ্রগতি জানানো কিংবা দ্রুত কোনো সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য এটি বেশ সুবিধাজনক। তবে সামনাসামনি কথোপকথনের মতো এখানে কণ্ঠস্বর বা মুখের অভিব্যক্তি বোঝার সুযোগ নেই। ফলে সাধারণ একটি মেসেজও কখনো ভুল বোঝাবুঝির কারণ হয়ে দাঁড়ায়। অফিসের গ্রুপ চ্যাটে পেশাদারিত্ব বজায় রাখতে কয়েকটি বিষয়ে সতর্ক থাকা ভালো।
পুরো মেসেজ না পড়ে উত্তর দেওয়া
তাড়াহুড়ো করে পুরো নির্দেশনা না পড়ে শুধু ‘ওকে’,‘ডান’বা থাম্বস-আপ ইমোজি দিলে বিভ্রান্তি তৈরি হয়, কারণ এতে আপনি কোন অংশে সম্মতি দিচ্ছেন তা অস্পষ্ট থাকে।
ব্যক্তিগত আলোচনা গ্রুপে নয়
কোনো সহকর্মীর সঙ্গে আপনার মতবিরোধ হয়েছে কিংবা তার কাজ নিয়ে কিছু বলার আছে। এমন পরিস্থিতিতে অফিসের গ্রুপে তাকে উদ্দেশ করে মন্তব্য করা ঠিক নয়। বিশেষ করে ‘কেউ কেউ সময়মতো কাজ করেন না’ ধরনের ইঙ্গিতপূর্ণ মেসেজ পরিস্থিতি আরও অস্বস্তিকর করে তুলতে পারে।
রাগের মাথায় উত্তর না দেওয়া
কোনো সহকর্মী আপনার কাজ নিয়ে প্রশ্ন তুলেছেন, কিংবা বস সবার সামনে কোনো ভুল ধরিয়ে দিয়েছেন। এমন পরিস্থিতিতে সঙ্গে সঙ্গে দীর্ঘ মেসেজ লিখে নিজের অবস্থান ব্যাখ্যা করতে ইচ্ছা হতে পারে। কিন্তু রাগের মাথায় লেখা মেসেজে এমন শব্দ ব্যবহার হয়ে যেতে পারে, যা পরে আপনার নিজের কাছেই অপ্রয়োজনীয় মনে হবে। তাই উত্তর দেওয়ার আগে কিছুটা সময় নিন। প্র
সব মেসেজে ‘রিপ্লাই’ দেওয়ার প্রয়োজন নেই
অফিসের গ্রুপে কেউ একটি তথ্য দিলেন। এরপর একে একে সবাই ‘ধন্যবাদ’,‘ওকে’,‘নোটেড’ লিখতে শুরু করলেন। গুরুত্বপূর্ণ মেসেজটি তখন অনেক উত্তরের ভিড়ে হারিয়ে যেতে পারে। সব তথ্যের জন্য আলাদা উত্তর প্রয়োজন হয় না।
ভুল গ্রুপে মেসেজ পাঠানো থেকে সাবধান
অনেকের ফোনে একাধিক অফিস গ্রুপ থাকে। তাড়াহুড়োয় ভুল জায়গায় মেসেজ পাঠিয়ে ফেলা তাই অস্বাভাবিক নয়। বিশেষ করে ব্যক্তিগত মন্তব্য, গোপন নথি কিংবা কোনো সহকর্মীর বিষয়ে আলোচনা ভুল গ্রুপে চলে গেলে বড় ধরনের সমস্যা তৈরি হতে পারে। কোনো মেসেজ ফরওয়ার্ড করার আগে প্রাপকের নাম দেখে নিন।
অপ্রাসঙ্গিক রসিকতা বা ব্যক্তিগত পোস্ট না দেওয়াবন্ধুদের সঙ্গে চ্যাটে যে রসিকতা স্বাভাবিক, অফিসের গ্রুপে সেটি সব সময় উপযুক্ত নাও হতে পারে। বিশেষ করে কারও কাজ, ভুল কিংবা ব্যক্তিগত বৈশিষ্ট্য নিয়ে মজা করলে তিনি অপমানিত বোধ করতে পারেন। একইভাবে অতিরিক্ত ইমোজি, ব্যঙ্গাত্মক স্টিকার কিংবা অস্পষ্ট প্রতিক্রিয়া ভুল বোঝাবুঝি তৈরি করতে পারে।
অফিস সময়ের বাইরে অকারণে মেসেজ না দেওয়া
অফিসের গ্রুপে রাত ১২টায় কোনো সাধারণ তথ্য পাঠালে অন্যদের ফোনে নোটিফিকেশন যেতে পারে। কাজটি জরুরি না হলে অফিসের সময় পর্যন্ত অপেক্ষা করাই ভালো। একইভাবে ছুটির দিনে কোনো সহকর্মী সঙ্গে সঙ্গে উত্তর না দিলে বিরক্ত হওয়া উচিত নয়। প্রতিষ্ঠানের কাজের ধরন অনুযায়ী জরুরি যোগাযোগের প্রয়োজন থাকতে পারে। তবে কোন বিষয়টি সত্যিই জরুরি, তা বোঝা গুরুত্বপূর্ণ।
গ্রুপের তথ্য বাইরে শেয়ার করবেন না
অফিসের গ্রুপে অনেক সময় গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত, অভ্যন্তরীণ নথি কিংবা সহকর্মীদের ব্যক্তিগত তথ্য নিয়ে আলোচনা হয়। অনুমতি ছাড়া এসব মেসেজের স্ক্রিনশট অন্য কাউকে পাঠানো ঠিক নয়।
অফিসের গ্রুপ চ্যাটের মূল উদ্দেশ্য যোগাযোগ সহজ করা, নতুন জটিলতা তৈরি করা নয়। তাই মেসেজ পাঠানোর আগে তিনটি বিষয় ভাবতে পারেন। কথাটি কি এই গ্রুপে বলা প্রয়োজন? যাদের উদ্দেশে বলছেন তারা কি পরিষ্কারভাবে বুঝবেন? পরে মেসেজটি আবার পড়লে আপনি কি স্বচ্ছন্দ বোধ করবেন?
এই ছোট অভ্যাসগুলোই অনেক অনাকাঙ্ক্ষিত পরিস্থিতি এড়াতে সাহায্য করতে পারে।
পূর্বকোণ/মিফতা
